Salah satu alasan utama kita menunda adalah karena kita menganggap remeh tugas yang seharusnya kita kerjakan. Kemungkinannya ada dua: (1) anda berpikir bahwa tugas ini mudah untuk diselesaikan sehingga anda berpikir bisa menyelesaikannya kapan saja begitu anda mau, atau (2) anda berpikir bahwa waktu anda masih banyak sehingga menunda tugas tersebut tidak akan berdampak fatal terhadap manajemen waktu anda.
Nyatanya, kita terlalu meremehkan dampak menunda dan melebih-lebihkan kemampuan kita dalam menyelesaikan tugas. Kelihatannya hanya mendunda sebuah tugas, namun sebenarnya yang anda tunda adalah menyelesaikan satu tugas dan tugas-tugas lain setelahnya. Karena anda menunda untuk menyelesaikan tugas tersebut, maka otomatis tugas-tugas lainnya juga akan tertunda karena anda harus mengambil waktu lebih untuk menyelesaikan tugas pertama. Inilah efek domino dari menunda yang seringkali tidak kita sadari.
Tapi, bagaimana cara untuk mengatasi kebiasaan menunda?
Saya sangat merekomendasikan anda untuk membaca tulisan tentang “kejelasan tujuan” ini. Biasanya kebiasaan menunda juga terjadi karena kita belum tahu persis apa yang harus kita lakukan, sehingga solusinya adalah membuat jelas segalanya. Namun jika tujuan dan tugas anda sudah jelas namun kebiasaan menunda itu masih belum hilang, maka anda bisa menerapkan “aturan 2-menit”. Aturan ini dicetuskan oleh David Allen dalam bukunya Getting Things Done. Dalam buku tersebut, Allen berkata:
“Jika [tugas itu] kurang dari dua menit, lakukan sekarang.”
Mari kita kembali pada ide yang saya sampaikan dalam paragraf pertama. Seringkali kita menganggap tugas tersebut terlalu sederhana dan waktu kita masih banyak, sehingga kita menunda tugas-tugas yang kelihatan mudah. Padahal, justru tugas-tugas itulah yang seharusnya segera dituntaskan. Alasannya ada tiga:
- Tugas mudah tidak akan menyedot banyak waktu dan energi anda,
- Tugas mudah akan mudah diselesaikan (sesuai dengan namanya), dan ini akan memberikan anda rasa keberhasilan sehingga anda semakin bersemangat untuk melakukan tugas selanjutnya,
- Menyelesaikan tugas mudah dengan segera akan membantu anda fokus untuk menyelesaikan tugas selanjutnya yang lebih berat.
Jadi, tugas-tugas mudah apa yang sebenarnya mudah tetapi justru kita tunda? Menelepon calon klien untuk memberi tahu bahwa anda sudah mengirimkan penawaran dan menunggu jawaban dari mereka? Menulis draft presentasi untuk dikerjakan oleh tim anda? Atau merapikan daftar potential customer anda agar bisa dipilah nantinya? Jika itu bisa selesai dalam waktu dua menit atau kurang, segera lakukan!
- Menelepon calon klien mungkin hanya membutuhkan waktu 1 menit, tetapi setelah itu akan memperbesar peluang mereka membaca penawaran anda dan memberikan respons,
- Menulis draft presentasi mungkin hanya membutuhkan waktu 2 menit, tetapi setelah itu anda akan langsung tahu apa yang perlu anda buat di dalam presentation deck anda,
- Merapikan daftar potential customer mungkin hanya membutuhkan waktu 2 menit, tetapi setelah ini anda akan memiliki gambaran yang jelas mengenai siapa yang harus anda hubungi dan siapa yang tidak.
Jika kita lihat, efek dua menit ini justru membuat pekerjaan kita semakin efektif dan sesuai tujuan.
Namun, aturan 2-menit jangan disalahgunakan
Setelah mengetahui aturan 2-menit ini anda mungkin akan berpikir, “Aturan ini sebenarnya sangat sederhana, mengapa tidak saya lakukan dari awal?” Dulu ketika saya pertama kali mengetahui aturan ini, saya menjadi sangat bersemangat dan mempraktikannya dalam berbagai kesempatan. Performa saya meningkat dan saya menjadi semakin produktif, namun setelah itu saya merasakan ada “sisi gelap” dari aturan ini bila disalahgunakan:
Aturan 2-menit ini perlu disertai dengan pengetahuan anda mengenai prioritas. Anda harus tahu skala prioritas dari tugas-tugas anda. Meski hanya 2 menit, tetapi bila tugas itu bukanlah prioritas anda, maka anda hanya perlu mendelegasikan tugas tersebut atau mengabaikannya. Memeriksa notifikasi ponsel anda mungkin hanya 2 menit, tetapi bayangkan bila satu jam sekali anda melakukannya karena hanya butuh waktu kurang dari 2 menit untuk dilakukan, bukankah itu justru membuat anda tidak produktif? Maka, aturan 2-menit ini tidak berlaku untuk tugas-tugas yang bukan prioritas dan tidak relevan dengan tujuan anda.
(Baca: Cara termudah untuk menyusun skala prioritas anda)
Jadi, tidak ada lagi alasan untuk menunda
Setelah mengetahui bagaimana aturan 2-menit ini bisa membantu anda untuk meningkatkan produktivitas anda secara signifikan, maka segera terapkan dalam pekerjaan anda. Jika tugas anda mudah, maka artinya itu harus segera diselesaikan; bukan untuk ditunda. Prinsipnya sangat mudah: jika tugas itu bisa diselesaikan dalam dua menit, maka selesaikanlah.
Selamat mencoba!
Referensi:
1. Allen, D. (2001). Getting things done: The art of stress-free productivity. Penguin Books.
2. Tracy, B. (2017). Eat that frog! 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time (3rd ed.). Berrett-Koehler Publishers.