Produktivitas dan Manajemen Waktu

Salah Kaprah 4 Tipe Kepribadian (Temperamen)

Sanguinis, koleris, melankolis, dan phlegmatis. Empat kata itu sudah menjadi sangat familiar, bahkan sering menjadi bahan pembahasan tentang karakter dan kepribadian manusia. Menariknya, dalam pendidikan psikologi sendiri konsep ini hanya disebutkan sekilas pada semester 1 dan setelah itu tidak dibahas lagi sama sekali.
Mengapa?

Alasan utamanya adalah konsep 4 temperamen tersebut sudah sangat out of date, bahkan konsep ini disebut sebagai teori proto-psychology, karena memang sudah ada sebelum ilmu psikologi ada. Kelahiran konsep ini bisa ditarik mundur ke ribuan tahun lalu, di masa Hippocrates hidup sekitar 460-370 Sebelum Masehi. Mula-mula Hippocrates menyatakan bahwa ada empat cairan yang mempengaruhi perilaku dan emosi manusia, yakni: darah (sanguine), empedu kuning (melan), empedu hitam (choler), dan lendir (phlegm). Kekurangan atau kelebihan salah satu dari keempat cairan itu akan menyebabkan permasalahan emosi maupun perilaku, misalnya, kelebihan darah (sanguine) akan membuat seseorang berperilaku terlalu aktif, dan dengan demikian kadar darahnya harus dikurangi untuk menyeimbangkannya; sedangkan kekurangan darah akan membuat seseorang kehilangan energi. Contoh lain, kelebihan lendir (phlegm) akan membuat seseorang menjadi lebih pasif, dan demikian harus dikurangi untuk menyeimbangkannya.

Mulai dapat suatu insight dari sini?

Kemudian Galen, yang hidup sekitar 129-200 Masehi, menggunakan konsep tersebut untuk menjelaskan dampak fisiologis terhadap perilaku manusia. Melalui bukunya yang berjudul “De Temperamentis”, munculah istilah sanguinis, koleris, melankolis, dan phlegmatis yang didasarkan pada keempat jenis cairan tubuh manusia ini.
Kemudian konsep ini terus digunakan, dan mungkin adalah Florence Littauer yang pada tahun 1980an mempopulerkan konsep empat temperamen ini zaman modern melalui buku “Personality Plus”.

Kembali ke pertanyaan, mengapa psikologi tidak banyak mendalami konsep ini? Karena teori dan tipologi kepribadian manusia sudah berkembang jauh melebihi konsep empat temperamen ini. Ada penggolongan extrovert-introvert yang dikonsepkan oleh Carl Gustav Jung, yang kemudian menginspirasi Isabel Myers dan Katharine Briggs merumuskan 16 tipe kepribadian yang kita kenal dengan MBTI pada tahun 1917. Ada lagi penggolongan DISC yang juga tak kalah populernya, dicetuskan oleh William Marston pada akhir tahun 1920an. Belum lagi Enneagram, Holland Codes yang kini difungsikan juga untuk mengidentifikasi minat, 16 Personality Factors, dan lain-lain. Ada banyak sekali tipologi (penggolongan) kepribadian yang beberapa telah melalui rangkaian proses pembuktian secara ilmiah (beberapa tidak terbukti ilmiah / hanya pseudoscience). Jika sudah ada banyak teori-teori kepribadian modern yang lebih relevan, mengapa harus kembali kepada teori yang usianya sudah hampir 3000 tahun yang lalu?

Selanjutnya, penggolongan kepribadian ke dalam 4 tipe juga memiliki masalah: manusia tidak mungkin hanya bisa digolongkan menjadi 4 macam!

Artinya begini, sesungguhnya tidak ada manusia yang murni koleris, murni sanguinis, murni melankolis, atau murni phlegmatis. Empat temperamen ini bukan berbicara tentang empat tipe manusia, tetapi berbicara tentang empat sifat yang ada di dalam satu orang manusia. Satu orang memiliki keempatnya!

Kata “temperamen” sendiri, seperti yang digunakan oleh pencetus teori ini (Galen), berasal dari bahasa Latin “temperare” yang berarti “mencampur”. Keempat sifat itu bercampur ke dalam satu struktur kepribadian manusia. Sehingga, saya maupun Anda memiliki keempatnya. Saya bisa menjadi sanguinis dalam konteks tertentu, bisa menjadi koleris dalam konteks lain, bisa juga menjadi melankolis dalam situasi lain, dan menjadi phlegmatis dalam situasi tertentu lagi.

Dengan demikian, mengidentifikasi diri dengan satu temperamen saja adalah langkah yang salah, karena kita akan menggunakan keempatnya, dalam berbagai konteks tergantung situasinya. Saya memiliki sisi periang, perfeksionis, pemimpin, dan pecinta damai bergantung situasinya. Bukankah Anda juga dalam hal yang Anda sangat suka, biasanya akan perfeksionis dan antusias?

Lagipula, penggunaan 4 temperamen ini juga melenceng dari seharusnya. Pengetahuan tentang diri dan kepribadian sehendaknya digunakan untuk mengembangkan diri, tetapi praktik yang terjadi dalam masyarakat justru berbeda: mereka menggunakan konsep kepribadian ini untuk membenarkan kekurangan mereka!

(“Karena saya sanguinis, wajar jika saya selalu berisik dan tidak empatik”)
(“Karena saya melankolis, wajar jika saya sedih dan selalu merasa curiga”)
(“Karena saya koleris, wajar jika saya berbuat kasar dan tidak peduli alasan orang”)
(“Karena saya phlegmatis, wajar jika saya malas dan tidak bersemangat”)

Padahal penggunaan seperti itu adalah salah, karena, lagi-lagi, kita semua punya keempatnya! Dan dengan pengetahuan ini, justru seharusnya kita berfokus pada kelebihan temperamen yang sedang kita gunakan, sambil sekaligus mengabaikan sisi lemahnya.

Gunakan sisi sanguinis Anda untuk menceriakan suasana, jika memang suasana yang dibutuhkan adalah ceria.
Gunakan sisi melankolis Anda untuk mengerjakan sesuatu dengan standar yang tinggi, jika memang hal yang dikerjakan itu memang berkepentingan tinggi.
Gunakan sisi koleris Anda untuk mengambil keputusan yang tepat dan menggerakan tim Anda, jika memang sedang berada dalam situasi genting atau jika Anda yang ditugaskan sebagai ketua.
Gunakan sisi phlegmatis Anda untuk menciptakan suasana damai dan tenang, jika memang sedang ada konflik atau memang Anda sedang bersantai.

Atau, lebih baik, berhenti mengidentifikasi diri berdasarkan keempat temperamen itu, lebih baik kita identifikasi secara langsung apa kekuatan kita dan kita manfaatkan.

Mungkin bermanfaat.

Tiga Alasan Otak Kita Bekerja Lebih Baik Pada Pagi Hari, Tapi Tidak Selalu

Salah satu pesan terpenting dari buku “Eat That Frog”, buku tentang produktivitas yang ditulis oleh Brian Tracy, adalah: tugas pertama yang harus mulai dikerjakan di awal hari adalah tugas yang paling penting dan paling sulit. Alasan Tracy, jika kita tidak segera memulainya, kita akan terus menunda tugas sulit itu dengan mengerjakan tugas-tugas lainnya yang mungkin tidak se-urgent tugas tersebut.

Mendadak saya teringat dengan salah satu tokoh klasik psikologi, Hermann Ebbinghaus (1850-1909), yang melakukan sebuah eksperimen dan menemukan bahwa kita lebih cepat mengingat dan mempelajari sesuatu di pagi hari dibandingkan pada tengah hari dan malam hari. Teman-teman yang pernah kuliah psikologi pasti sudah familiar dengan eksperimen ini, yang kemudian mempopulerkan konsep “Ebbinghaus Forgetting Curve”. Ada di mata kuliah psikologi kognitif, kalau tidak salah.

Dari sini kita bisa melihat benang merah antara eksperimen Ebbinghaus dengan nasihat dari Tracy. Pagi hari adalah waktu terbaik untuk melakukan tugas-tugas yang sangat membutuhkan proses berpikir. Ternyata hal yang sama juga pernah diutarakan oleh Simon Folkard, seorang akademisi dari Laboratory of Experimental Psychology di University of Sussex. Folkard menguji kemampuan berlogika manusia pada enam waktu yang berbeda, dari pukul 08.00 sampai 23.00, dengan interval 3 jam. Hasilnya, tentu saja, selaras: kemampuan bernalar (berpikir logis) manusia meningkat dari pagi hingga mencapai menjelang siang hari, kemudian terus menurun sampai malam hari. Baik Ebbinghaus, Folkard, maupun Tracy memberikan insight yang sama: daya berpikir logis kita bekerja lebih baik di pagi hari daripada malam hari.

Ada beberapa alasan mengapa otak kita bekerja lebih baik di pagi hari daripada malam hari:

Ketika kita bangun tidur, suhu tubuh kita perlahan meningkat. Peningkatan suhu tubuh ini juga secara perlahan meningkatkan tingkat kesadaran dan kewaspadaan kita, yang kemudian meningkatkan “executive functioning”, atau kemampuan kita untuk berkonsentrasi dan berpikir deduktif.
Daya atensi dan konsentrasi otak memiliki batas. Seiring dengan bergeraknya hari dari pagi ke siang, sore, dan malam; otak kita juga akan “lelah” dan membutuhkan istirahat. Mungkin analogi berlari bisa menjelaskan ini: saat sedang berlari, kita masih memiliki kecepatan penuh di awal, mamun semakin lama berlari, kecepatan kita akan melambat karena kelelahan. Otak juga memiliki mekanisme seperti ini dalam bekerja.
Adanya fenomena “ego depletion”, yakni willpower maupun kontrol diri kita akan menurun dari pagi hingga malam hari. Dengan demikian, kita lebih memiliki kemauan untuk berupaya serta kemauan untuk mendisiplinkan diri pada pagi hari daripada malam hari. Secara psikologis, malam hari lebih terasa sebagai “waktu beristirahat” daripada “waktu bekerja”.

Dengan demikian, waktu terbaik untuk mengerjakan tugas-tugas sulit adalah pada pagi hari hingga menjelang siang hari.

Namun apakah sesederhana itu?

Ada catatan lagi yang perlu diperhatikan. Ternyata tidak semua tugas cocok dilakukan pada pagi hari. Daniel Pink, dalam buku “When: The Scientific Secrets of Perfect Timing”, mengatakan bahwa hanya tugas-tugas analitis yang memerlukan kemampuan penalaran tinggi yang dapat dilakukan dengan sangat baik oleh otak kita di pagi hari; sedangkan untuk tugas-tugas yang membutuhkan kreativitas dan inovasi, justru pagi hari bukan waktu yang terbaik, melainkan malam hari. Psikolog Mareike Wieth dan Rose Zacks melakukan eksperimen dengan memberikan pertanyaan yang membutuhkan kemampuan berpikir dari perspektif lain, dan ternyata sebagian besar orang bisa menyelesaikannya bukan pada pagi hari, melainkan pada sore hari, di saat mereka tidak berada dalam kondisi optimal mereka. Temuan ini kemudian disebut secara populer sebagai “Inspiration Paradox” (Paradoks Inspirasi), bahwa otak kita akan lebih kreatif dan inovatif saat kita sedang tidak berada dalam kondisi terbaik kita. Tiba-tiba saya berpikir, mungkin ini juga yang memunculkan fenomena “The Power of Kepepet”, yakni ketika kita berada dalam kondisi kepepet, otak kita mendadak kreatif dan memunculkan banyak ide baru.

Maka dari berbagai uraian ini, ada dua hal yang bisa kita pelajari:

Untuk mengerjakan tugas-tugas yang membutuhkan daya analisa dan daya berlogika yang kuat, pagi hari adalah waktu yang terbaik,
Sedangkan untuk mengerjakan tugas-tugas yang membutuhkan kreativitas dan inovasi, sore hari adalah yang waktu yang lebih baik.

Jika dua hal ini dipahami, kita bisa mulai mengelola waktu kerja kita berdasarkan kemampuan otak kita ini. Memang tidak 100% waktu kerja kita bisa kita kendalikan, karena kita harus berkoordinasi dengan atasan, tim, maupun kolega. Setidaknya, jika memungkinkan dan memiliki pilihan, maka kita sudah tahu harus memilih mengalokasikan tugas apa pada waktu apa. Dengan demikian, kita bisa mendorong diri kita untuk mengaktualisasikan potensi performa terbaik kita.

Sebenarnya insight di atas akan lebih maksimal lagi jika kita memahami konsep chronotype, di mana kita bekerja tidak hanya berdasarkan dua prinsip di atas, tetapi berdasarkan irama sirkadian kita. Nampaknya ini lebih sulit diterapkan di Indonesia, di mana sebagian besar kantor sudah memiliki jam masuk dan jam pulang kerja yang nyaris seragam, mungkin para wirausaha (entreprenur) atau freelancer yang lebih bisa menerapkan chronotype ini. Tapi kapan-kapan mari kita bahas juga, karena menurut saya ini konsep yang menarik sekali.

Sambil menunggu, mungkin bisa terapkan dua hal tadi dulu, sambil mengamati hasilnya dan bisa diceritakan kepada saya.

Sekian.

Referensi:

Folkard, S. (1975). Diural variaton in logical reasoning. British Journal of Psychology, 66(1), h.1-8.
May. C. (2021, 6 Maret). The inspiration paradox: Your best creative time is not when you think. Diakses pada 2021, 6 Juni, dari Scientific American.
Pink, D.H. (2018). When: The scientific secrets of perfect timing. Riverhead Books.
Tracy, B. (2001). Eat that frog! Berrett-Koehler Publishers.
Wieth, M.B., & Zacks, R.T. (2011). Time of day effects on problem solving: When the non-optimal is optimal. Thinking & Reasoning, 17(4), h.387-401.

5 Life Wisdom dari Warren Buffett, Tidak Melulu Soal Uang

Warren Buffett baru saja berulang tahun yang ke-90 pada tanggal 30 Agustus 2020. Sebagai seorang milyuner dan tokoh besar dalam investasi, Warren Buffett telah berkali-kali diwawancarai oleh berbagai media mengenai kisah hidup dan pemikirannya. Coba saja googling atau mengetikkan namanya di mesin pencari, akan muncul ribuan artikel maupun video tentang dirinya. Saking banyaknya, mungkin kita tidak akan punya waktu untuk mencerna semua konten tersebut. Namun, di antara berbagai hasil wawancara tersebut, ada lima life wisdom yang menjadi benang merah dari ajaran Buffett, dan ternyata tidak selalu tentang uang maupun investasi. Apa sajakah kelima life wisdom tersebut?

1. Berinvestasilah pada diri sendiri

“Sejauh ini investasi yang terbaik adalah kepada dirimu sendiri,” ucap Buffett dalam salah satu wawancaranya bersama Yahoo Finance.

Maksudnya adalah berinvestasi untuk meningkatkan keterampilan kita, baik softkill maupun hardskill. Lebih spesifik lagi, Buffett menekankan pentingnya untuk meningkatkan keterampilan berkomunikasi, “Belajar untuk berkomunikasi dengan lebih baik, secara lisan maupun tulisan.” Memiliki keterampilan komunikasi yang baik akan meningkatkan value kita berkali-kali lipat di mata orang. Ikuti pelatihan tentang kepribadian atau perbanyak bergaul dengan orang-orang yang berada di atas kita. Secara tidak langsung, cara berkomunikasi kita akan mengikuti gaya mereka.

Lalu, berinvestasi ilmu bukan berarti harus mengambil gelar di universitas. Anda juga bisa mengikuti pelatihan-pelatihan yang relevan dengan bidang dan tujuan anda. Ikuti pelatihan layaknya anda sedang membeli instrumen investasi: pertimbangkan apakah pelatihan itu akan memberikan manfaat bagi anda dan bagaimana materi dari pelatihan itu dapat anda terapkan dalam hidup anda.

Tips:

Siapkan anggaran untuk berinvestasi ilmu, seperti membeli buku atau mengikuti kelas-kelas yang relevan dengan tujuan kita,
Anda juga bisa belajar secara gratis, saat ini tersedia banyak sekali artikel maupun video berkualitas yang mengajarkan anda bidang ilmu tertentu,
Gunakan sebagian besar waktu luang anda untuk belajar.

2. Rawatlah tubuh dan pikiran anda

Buffett juga menekankan pentingnya untuk menjaga tubuh dan pikiran kita. Seperti yang kita tahu, Buffett memprioritaskan olahraga di dalam jadwal hariannya serta selalu menjaga agar ia memiliki waktu tidur yang cukup. Alasannya sederhana, kita bisa memiliki tubuh dan pikiran hanya satu kali dalam kehidupan ini

“Anda mendapatkan tepat satu pikiran dan satu tubuh di dunia ini, dan Anda tidak dapat mulai merawatnya ketika kamu berusia 50. Pada saat itu, Anda akan ‘berkarat’ jika tidak melakukan apa pun,” ucap Buffett dalam salah satu videonya. Kesehatan adalah kekayaan yang paling berharga, jagalah dengan sebaik mungkin!

Tips:

Siapkan anggaran untuk kesehatan fisik dan mental anda,
Luangkan waktu untuk berolahraga,
Miliki waktu istirahat dan jam tidur yang cukup.

3. Bertemanlah dengan orang-orang yang “berkualitas tinggi”

Dalam buku “Getting There: A Book of Mentors” yang ditulis oleh Gillian Zoe Segal mengenai wawancaranya bersama Buffett, tertulis bahwa:

“Salah satu hal terbaik yang dapat Anda lakukan dalam hidup adalah mengelilingi diri Anda dengan orang-orang yang lebih baik dari Anda.”

Tuliskan lima nama orang yang paling sering berinteraksi dengan anda, dan dari sana anda akan melihat kemiripan antara anda dengan mereka. Kita dan orang-orang di sekitar kita saling memengaruhi; kita akan menularkan pemikiran kita kepada mereka sambil mengadopsi pemikiran mereka pula ke dalam hidup kita. Bayangkan jika anda dikelilingi oleh orang-orang yang memiliki pemikiran serta kemampuan yang hebat, maka anda juga akan mengadopsi pemikiran-pemikiran mereka ke dalam diri anda!

Bergaul dengan orang-orang yang berkualitas tinggi akan membuat kita bertindak layaknya mereka; jangan lakukan sebaliknya. Hal ini juga ditekankan oleh Buffett: “Jika Anda bergaul dengan orang-orang yang berperilaku lebih buruk dari Anda, Anda akan segera ditarik ke arah itu. Begitulah cara kerjanya.”

Tips:

Bergabunglah ke dalam komunitas yang relevan dengan tujuan hidup anda, di sana anda akan bertemu orang-orang yang berpengalaman dan anda bisa bergaul dengan mereka,
Carilah mentor untuk diri anda,
Perbanyak mengikuti kegiatan-kegiatan publik yang sesuai dengan tujuan anda, di sanalah kemungkinan besar anda akan bertemu dengan orang-orang hebat dalam bidang anda.

4. Nikahi orang yang tepat

Siapa sangka, bagi seorang milyuner seperti Buffett, keputusan terbesar dalam hidupnya bukanlah tentang uang maupun investasi, melainkan tentang memilih pasangan hidup.

Dalam sebuah pertemuan Hathaway pada tahun 2009, Buffett pernah berkata, “Menikahlah dengan orang yang tepat. Saya serius tentang ini. Ini akan membuat lebih banyak perbedaan dalam hidup Anda, mengubah aspirasi Anda, semua jenis hal.”

Pasangan Anda akan sangat berpengaruh terhadap hidup Anda. Sebagian besar waktu Anda akan dihabiskan dengannya, dan tentu Anda tidak ingin menghabiskan sisa waktu dengan orang yang tidak tepat untuk anda, bukan?

Dalam sebuah percakapan bersama Bill Gates pada tahun 2017, Buffett berkata, “Dan sejauh ini, orang yang terpenting dalam hal ini adalah pasangan Anda. Saya tidak bisa melebih-lebihkan lagi betapa pentingnya hal itu.”

Tips:

Pasangan yang tepat adalah pasangan yang dapat memahami anda dan dipahami oleh anda,
Jangan terburu-buru mencari pasangan, kadangkala tuntutan sosial membuat kita lupa dengan apa yang sesungguhnya membuat kita bahagia,
Menikahlah ketika anda siap secara emosional dan finansial, bukan karena tuntutan.

5. Uang bukan segalanya

Bagaimana Warren Buffett, sebagai salah satu orang terkaya, memandang uang? Ternyata Buffett menilai bahwa uang bukanlah penentu kebahagiaan; melainkan cinta.

“Mendapatkan cinta tanpa syarat adalah kebaikan terbesar yang bisa Anda peroleh,” ucapnya dalam sebuah seminar kepada para mahasiswa S2 administrasi bisnis.

Memang benar, nyatanya dalam berbagai riset psikologi ditemukan bahwa penentu utama kebahagiaan adalah hubungan yang positif dengan sesama. Uang juga bisa membuat bahagia, namun ketika kita menggunakan uang tersebut untuk membantu sesama (membuat anda merasa bermakna). Berada di sekitar orang-orang yang kita cintai & mencintai kita adalah kebahagiaan yang amat besar.

Namun perlu dicatat, bukan berarti Anda tidak butuh uang. Anda tetap memerlukan uang, namun untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan anda. Kebahagiaan manusia akan turun drastis ketika kebutuhan dasarnya tidak terpenuhi; namun ketika kebutuhannya sudah terpenuhi, uang tidak lagi menjadi penentu kebahagiaan.

Tips:

Anda memang perlu mencari uang, tetapi jangan jadikan uang sebagai tujuan hidup anda,
Luangkan waktu untuk keluarga dan orang-orang yang Anda kasihi,
Bangunlah relasi yang baik dengan sesama.

Hidup adalah tentang mengembangkan diri dan cinta kasih

Kelima nasihat di atas jika dikonklusikan akan menjadi dua poin, yakni: (1) mengembangkan diri, dan (2) cinta kasih. Kembangkanlah diri anda dengan berinvestasi, merawat diri, dan bergaul dengan orang-orang yang berkualitas tinggi; sedangkan di sisi lain cinta kasih bisa anda peroleh melalui pasangan yang tepat dan berada di antara orang-orang yang anda cintai.

Inilah lima life wisdom dari salah satu orang terkaya di dunia, dan menariknya tidak selalu tentang uang. Mungkin memberi inspirasi bagi anda?

“Aturan 2-Menit”, Ampuh Meningkatkan Produktivitas Anda

Salah satu alasan utama kita menunda adalah karena kita menganggap remeh tugas yang seharusnya kita kerjakan. Kemungkinannya ada dua: (1) anda berpikir bahwa tugas ini mudah untuk diselesaikan sehingga anda berpikir bisa menyelesaikannya kapan saja begitu anda mau, atau (2) anda berpikir bahwa waktu anda masih banyak sehingga menunda tugas tersebut tidak akan berdampak fatal terhadap manajemen waktu anda.

Nyatanya, kita terlalu meremehkan dampak menunda dan melebih-lebihkan kemampuan kita dalam menyelesaikan tugas. Kelihatannya hanya mendunda sebuah tugas, namun sebenarnya yang anda tunda adalah menyelesaikan satu tugas dan tugas-tugas lain setelahnya. Karena anda menunda untuk menyelesaikan tugas tersebut, maka otomatis tugas-tugas lainnya juga akan tertunda karena anda harus mengambil waktu lebih untuk menyelesaikan tugas pertama. Inilah efek domino dari menunda yang seringkali tidak kita sadari.

Tapi, bagaimana cara untuk mengatasi kebiasaan menunda?

Saya sangat merekomendasikan anda untuk membaca tulisan tentang “kejelasan tujuan” ini. Biasanya kebiasaan menunda juga terjadi karena kita belum tahu persis apa yang harus kita lakukan, sehingga solusinya adalah membuat jelas segalanya. Namun jika tujuan dan tugas anda sudah jelas namun kebiasaan menunda itu masih belum hilang, maka anda bisa menerapkan “aturan 2-menit”. Aturan ini dicetuskan oleh David Allen dalam bukunya Getting Things Done. Dalam buku tersebut, Allen berkata:

“Jika [tugas itu] kurang dari dua menit, lakukan sekarang.”

Mari kita kembali pada ide yang saya sampaikan dalam paragraf pertama. Seringkali kita menganggap tugas tersebut terlalu sederhana dan waktu kita masih banyak, sehingga kita menunda tugas-tugas yang kelihatan mudah. Padahal, justru tugas-tugas itulah yang seharusnya segera dituntaskan. Alasannya ada tiga:

Tugas mudah tidak akan menyedot banyak waktu dan energi anda,
Tugas mudah akan mudah diselesaikan (sesuai dengan namanya), dan ini akan memberikan anda rasa keberhasilan sehingga anda semakin bersemangat untuk melakukan tugas selanjutnya,
Menyelesaikan tugas mudah dengan segera akan membantu anda fokus untuk menyelesaikan tugas selanjutnya yang lebih berat.

Jadi, tugas-tugas mudah apa yang sebenarnya mudah tetapi justru kita tunda? Menelepon calon klien untuk memberi tahu bahwa anda sudah mengirimkan penawaran dan menunggu jawaban dari mereka? Menulis draft presentasi untuk dikerjakan oleh tim anda? Atau merapikan daftar potential customer anda agar bisa dipilah nantinya? Jika itu bisa selesai dalam waktu dua menit atau kurang, segera lakukan!

Menelepon calon klien mungkin hanya membutuhkan waktu 1 menit, tetapi setelah itu akan memperbesar peluang mereka membaca penawaran anda dan memberikan respons,
Menulis draft presentasi mungkin hanya membutuhkan waktu 2 menit, tetapi setelah itu anda akan langsung tahu apa yang perlu anda buat di dalam presentation deck anda,
Merapikan daftar potential customer mungkin hanya membutuhkan waktu 2 menit, tetapi setelah ini anda akan memiliki gambaran yang jelas mengenai siapa yang harus anda hubungi dan siapa yang tidak.

Jika kita lihat, efek dua menit ini justru membuat pekerjaan kita semakin efektif dan sesuai tujuan.

Namun, aturan 2-menit jangan disalahgunakan

Setelah mengetahui aturan 2-menit ini anda mungkin akan berpikir, “Aturan ini sebenarnya sangat sederhana, mengapa tidak saya lakukan dari awal?” Dulu ketika saya pertama kali mengetahui aturan ini, saya menjadi sangat bersemangat dan mempraktikannya dalam berbagai kesempatan. Performa saya meningkat dan saya menjadi semakin produktif, namun setelah itu saya merasakan ada “sisi gelap” dari aturan ini bila disalahgunakan:

Aturan 2-menit ini perlu disertai dengan pengetahuan anda mengenai prioritas. Anda harus tahu skala prioritas dari tugas-tugas anda. Meski hanya 2 menit, tetapi bila tugas itu bukanlah prioritas anda, maka anda hanya perlu mendelegasikan tugas tersebut atau mengabaikannya. Memeriksa notifikasi ponsel anda mungkin hanya 2 menit, tetapi bayangkan bila satu jam sekali anda melakukannya karena hanya butuh waktu kurang dari 2 menit untuk dilakukan, bukankah itu justru membuat anda tidak produktif? Maka, aturan 2-menit ini tidak berlaku untuk tugas-tugas yang bukan prioritas dan tidak relevan dengan tujuan anda.

(Baca: Cara termudah untuk menyusun skala prioritas anda)

Jadi, tidak ada lagi alasan untuk menunda

Setelah mengetahui bagaimana aturan 2-menit ini bisa membantu anda untuk meningkatkan produktivitas anda secara signifikan, maka segera terapkan dalam pekerjaan anda. Jika tugas anda mudah, maka artinya itu harus segera diselesaikan; bukan untuk ditunda. Prinsipnya sangat mudah: jika tugas itu bisa diselesaikan dalam dua menit, maka selesaikanlah.

Selamat mencoba!

Referensi:
1. Allen, D. (2001). Getting things done: The art of stress-free productivity. Penguin Books.
2. Tracy, B. (2017). Eat that frog! 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time (3^rd ed.). Berrett-Koehler Publishers.

Prinsip Utama Produktif: Tujuan Harus Jelas!

“Kejelasan mungkin konsep terpenting dalam produktivitas pribadi,” buka Brian Tracy dalam bukunya Eat That Frog yang merupakan salah satu buku manajemen waktu yang paling direkomendasikan. Bukannya tanpa alasan Tracy menyebutkan kalimat tersebut; sebab jika tidak tidak tahu tujuan kita dengan jelas, maka bagaimana kita bisa tahu apa yang harus kita lakukan?

Saya selalu menggunakan perumpamaan menaiki taksi. Di sebuah sore, anda menghentikan taksi, membuka pintu mobil tersebut lalu masuk ke dalamnya sambil berkata, “Pak, antarkan saya ke tempat yang menyenangkan!” Kira-kira apa yang akan terjadi? Sang supir pasti kebingungan. Anda bisa saja dikira orang yang tidak waras lalu dipaksa turun dari mobil; atau mungkin anda tetap dibiarkan masuk, tetapi anda akan diajak berputar-putar mencari tempat yang menyenangkan tanpa tujuan. Apakah anda akan sampai ke tempat yang menyenangkan itu? Mungkin iya, mungkin tidak; tetapi kemungkinan besar anda tidak akan sampai. Bisa saja anda sampai, tetapi setelah berputar-putar mencoba satu tempat ke tempat lainnya. Kalau begitu, bukankah jadi tidak efektif? Anda jadi menghabiskan waktu, energi, sekaligus materi yang sangat besar.

Perumpamaan ini relevan sekali dalam manajemen waktu dan produktivitas diri. Jika anda ingin produktif dan mengoptimalkan waktu anda dalam bekerja, maka tujuan anda harus jelas. Orang-orang bisa menyelesaikan pekerjaan mereka dengan lebih cepat karena mereka tahu jelas apa yang harus dikerjakan dan diselesaikan. Semakin jelas tujuan anda, maka semakin jelas langkah-langkah yang harus anda lakukan untuk mencapainya.

Metode SMART

Kemungkinan besar anda sudah pernah mendengar metode “SMART”. Metode ini merupakan sebuah metode yang dirancang oleh George Doran untuk membantu perusahaan menentukan tujuan mereka. Metode ini merupakan metode klasik yang sudah digunakan oleh berbagai organisasi maupun individu dan terbukti membantu kita untuk menyatakan tujuan dengan lebih jelas. Adapun “SMART” merupakan akronim dari:

S: specific (menyasar sebuah area atau tujuan yang detil),
M: measurable (dapat dihitung atau setidaknya memiliki indikator kemajuan yang jelas),
A: achievable (dapat dicapai, dinyatakan dalam langkah-langkah kecil yang lebih praktis),
R: relevant (sesuai dengan value atau prinsip hidup anda), dan
T: time-bound (memiliki tenggat waktu yang jelas).

Untuk membantu anda mengaplikasikan metode SMART ini dengan lebih praktis, maka anda bisa menggunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini, yang sudah saya susun untuk membantu anda menemukan “SMART” anda:

Specific: apa yang ingin anda capai?
Measurable: apa tolok ukur keberhasilan / ketercapaian tujuan tersebut?
Achievable: bagaimana cara saya mencapai tujuan tersebut?
Relevant: apakah tujuan ini sesuai dengan prinsip hidup saya & akan bermanfaat bagi pengembangan diri saya?
Time-bound: berapa lama waktu yang dibutuhkan & apa yang bisa saya lakukan pada saat ini juga?

Tanyakanlah diri anda menggunakan pertanyaan tersebut dan nyatakan tujuan anda secara jelas.

Paling penting adalah tindakan

Setelah anda berhasil menyusun tujuan yang jelas, maka langkah selanjutnya adalah menyusun rencana untuk bertindak. Jika anda menggunakan metode SMART tadi, maka anda pasti sudah menanyakan kepada diri anda sendiri, “Bagaimana cara saya mencapai tujuan tersebut?” Anda bisa mengembangkan jawaban dari pertanyaan itu untuk menyusun rencana tindakan. Ambil selembar kertas atau buka aplikasi notes pada gawai anda, lalu tuliskan hal-hal yang harus anda kerjakan untuk mencapai tujuan tadi. Sebutkan dengan kata kerja yang berorientasi aksi, seperti, “menghubungi vendor untuk meminta penawaran,” atau “menelepon 10 orang calon klien potensial”. Selaraskan daftar tugas tersebut dengan tolok ukur keberhasilan anda (gunakan jawaban dari pertanyaan measurable).

Pastikan anda tahu apa yang bisa anda lakukan pada saat ini juga untuk mencapai tujuan tersebut. Dari daftar tugas yang sudah anda susun tadi, tugas mana yang bisa anda lakukan pada saat ini juga? Kadangkala muncul tugas-tugas yang mungkin bisa diselesaikan hanya dalam waktu 2 menit atau kurang, maka laksanakanlah sekarang juga! Segera berpindah ke daftar tugas lainnya jika anda sudah menyelesaikan sebuah tugas. Dengan demikian anda bergerak semakin dekat menuju tujuan anda. Tujuan yang jelas adalah prinsip nomor satu, dan melakukan tindakan menuju tujuan adalah prinsip nomor dua dalam produktivitas pribadi. Kini anda sudah tahu bagaimana cara menyusun tujuan yang jelas. Selanjutnya adalah tindakan anda yang menentukan. Selamat bertugas!

Referensi:
1. Doran, G. T. (1981). There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives. Management Review, 70(11), h.35–36.
2. Tracy, B. (2017). Eat that frog! 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time (3^rd ed.). Berrett-Koehler Publishers.