“Kejelasan mungkin konsep terpenting dalam produktivitas pribadi,” buka Brian Tracy dalam bukunya Eat That Frog yang merupakan salah satu buku manajemen waktu yang paling direkomendasikan. Bukannya tanpa alasan Tracy menyebutkan kalimat tersebut; sebab jika tidak tidak tahu tujuan kita dengan jelas, maka bagaimana kita bisa tahu apa yang harus kita lakukan?
Saya selalu menggunakan perumpamaan menaiki taksi. Di sebuah sore, anda menghentikan taksi, membuka pintu mobil tersebut lalu masuk ke dalamnya sambil berkata, “Pak, antarkan saya ke tempat yang menyenangkan!” Kira-kira apa yang akan terjadi? Sang supir pasti kebingungan. Anda bisa saja dikira orang yang tidak waras lalu dipaksa turun dari mobil; atau mungkin anda tetap dibiarkan masuk, tetapi anda akan diajak berputar-putar mencari tempat yang menyenangkan tanpa tujuan. Apakah anda akan sampai ke tempat yang menyenangkan itu? Mungkin iya, mungkin tidak; tetapi kemungkinan besar anda tidak akan sampai. Bisa saja anda sampai, tetapi setelah berputar-putar mencoba satu tempat ke tempat lainnya. Kalau begitu, bukankah jadi tidak efektif? Anda jadi menghabiskan waktu, energi, sekaligus materi yang sangat besar.
Perumpamaan ini relevan sekali dalam manajemen waktu dan produktivitas diri. Jika anda ingin produktif dan mengoptimalkan waktu anda dalam bekerja, maka tujuan anda harus jelas. Orang-orang bisa menyelesaikan pekerjaan mereka dengan lebih cepat karena mereka tahu jelas apa yang harus dikerjakan dan diselesaikan. Semakin jelas tujuan anda, maka semakin jelas langkah-langkah yang harus anda lakukan untuk mencapainya.
Metode SMART
Kemungkinan besar anda sudah pernah mendengar metode “SMART”. Metode ini merupakan sebuah metode yang dirancang oleh George Doran untuk membantu perusahaan menentukan tujuan mereka. Metode ini merupakan metode klasik yang sudah digunakan oleh berbagai organisasi maupun individu dan terbukti membantu kita untuk menyatakan tujuan dengan lebih jelas. Adapun “SMART” merupakan akronim dari:
- S: specific (menyasar sebuah area atau tujuan yang detil),
- M: measurable (dapat dihitung atau setidaknya memiliki indikator kemajuan yang jelas),
- A: achievable (dapat dicapai, dinyatakan dalam langkah-langkah kecil yang lebih praktis),
- R: relevant (sesuai dengan value atau prinsip hidup anda), dan
- T: time-bound (memiliki tenggat waktu yang jelas).
Untuk membantu anda mengaplikasikan metode SMART ini dengan lebih praktis, maka anda bisa menggunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini, yang sudah saya susun untuk membantu anda menemukan “SMART” anda:
- Specific: apa yang ingin anda capai?
- Measurable: apa tolok ukur keberhasilan / ketercapaian tujuan tersebut?
- Achievable: bagaimana cara saya mencapai tujuan tersebut?
- Relevant: apakah tujuan ini sesuai dengan prinsip hidup saya & akan bermanfaat bagi pengembangan diri saya?
- Time-bound: berapa lama waktu yang dibutuhkan & apa yang bisa saya lakukan pada saat ini juga?
Tanyakanlah diri anda menggunakan pertanyaan tersebut dan nyatakan tujuan anda secara jelas.
Paling penting adalah tindakan
Setelah anda berhasil menyusun tujuan yang jelas, maka langkah selanjutnya adalah menyusun rencana untuk bertindak. Jika anda menggunakan metode SMART tadi, maka anda pasti sudah menanyakan kepada diri anda sendiri, “Bagaimana cara saya mencapai tujuan tersebut?” Anda bisa mengembangkan jawaban dari pertanyaan itu untuk menyusun rencana tindakan. Ambil selembar kertas atau buka aplikasi notes pada gawai anda, lalu tuliskan hal-hal yang harus anda kerjakan untuk mencapai tujuan tadi. Sebutkan dengan kata kerja yang berorientasi aksi, seperti, “menghubungi vendor untuk meminta penawaran,” atau “menelepon 10 orang calon klien potensial”. Selaraskan daftar tugas tersebut dengan tolok ukur keberhasilan anda (gunakan jawaban dari pertanyaan measurable).
Pastikan anda tahu apa yang bisa anda lakukan pada saat ini juga untuk mencapai tujuan tersebut. Dari daftar tugas yang sudah anda susun tadi, tugas mana yang bisa anda lakukan pada saat ini juga? Kadangkala muncul tugas-tugas yang mungkin bisa diselesaikan hanya dalam waktu 2 menit atau kurang, maka laksanakanlah sekarang juga! Segera berpindah ke daftar tugas lainnya jika anda sudah menyelesaikan sebuah tugas. Dengan demikian anda bergerak semakin dekat menuju tujuan anda. Tujuan yang jelas adalah prinsip nomor satu, dan melakukan tindakan menuju tujuan adalah prinsip nomor dua dalam produktivitas pribadi. Kini anda sudah tahu bagaimana cara menyusun tujuan yang jelas. Selanjutnya adalah tindakan anda yang menentukan. Selamat bertugas!
Referensi:
1. Doran, G. T. (1981). There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives. Management Review, 70(11), h.35–36.
2. Tracy, B. (2017). Eat that frog! 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time (3rd ed.). Berrett-Koehler Publishers.