“Aturan 2-Menit”, Ampuh Meningkatkan Produktivitas Anda

Salah satu alasan utama kita menunda adalah karena kita menganggap remeh tugas yang seharusnya kita kerjakan. Kemungkinannya ada dua: (1) anda berpikir bahwa tugas ini mudah untuk diselesaikan sehingga anda berpikir bisa menyelesaikannya kapan saja begitu anda mau, atau (2) anda berpikir bahwa waktu anda masih banyak sehingga menunda tugas tersebut tidak akan berdampak fatal terhadap manajemen waktu anda.

Nyatanya, kita terlalu meremehkan dampak menunda dan melebih-lebihkan kemampuan kita dalam menyelesaikan tugas. Kelihatannya hanya mendunda sebuah tugas, namun sebenarnya yang anda tunda adalah menyelesaikan satu tugas dan tugas-tugas lain setelahnya. Karena anda menunda untuk menyelesaikan tugas tersebut, maka otomatis tugas-tugas lainnya juga akan tertunda karena anda harus mengambil waktu lebih untuk menyelesaikan tugas pertama. Inilah efek domino dari menunda yang seringkali tidak kita sadari.

Tapi, bagaimana cara untuk mengatasi kebiasaan menunda?

Saya sangat merekomendasikan anda untuk membaca tulisan tentang “kejelasan tujuan” ini. Biasanya kebiasaan menunda juga terjadi karena kita belum tahu persis apa yang harus kita lakukan, sehingga solusinya adalah membuat jelas segalanya. Namun jika tujuan dan tugas anda sudah jelas namun kebiasaan menunda itu masih belum hilang, maka anda bisa menerapkan “aturan 2-menit”. Aturan ini dicetuskan oleh David Allen dalam bukunya Getting Things Done. Dalam buku tersebut, Allen berkata:

“Jika [tugas itu] kurang dari dua menit, lakukan sekarang.”

Mari kita kembali pada ide yang saya sampaikan dalam paragraf pertama. Seringkali kita menganggap tugas tersebut terlalu sederhana dan waktu kita masih banyak, sehingga kita menunda tugas-tugas yang kelihatan mudah. Padahal, justru tugas-tugas itulah yang seharusnya segera dituntaskan. Alasannya ada tiga:

  1. Tugas mudah tidak akan menyedot banyak waktu dan energi anda,
  2. Tugas mudah akan mudah diselesaikan (sesuai dengan namanya), dan ini akan memberikan anda rasa keberhasilan sehingga anda semakin bersemangat untuk melakukan tugas selanjutnya,
  3. Menyelesaikan tugas mudah dengan segera akan membantu anda fokus untuk menyelesaikan tugas selanjutnya yang lebih berat.

Jadi, tugas-tugas mudah apa yang sebenarnya mudah tetapi justru kita tunda? Menelepon calon klien untuk memberi tahu bahwa anda sudah mengirimkan penawaran dan menunggu jawaban dari mereka? Menulis draft presentasi untuk dikerjakan oleh tim anda? Atau merapikan daftar potential customer anda agar bisa dipilah nantinya? Jika itu bisa selesai dalam waktu dua menit atau kurang, segera lakukan!

  • Menelepon calon klien mungkin hanya membutuhkan waktu 1 menit, tetapi setelah itu akan memperbesar peluang mereka membaca penawaran anda dan memberikan respons,
  • Menulis draft presentasi mungkin hanya membutuhkan waktu 2 menit, tetapi setelah itu anda akan langsung tahu apa yang perlu anda buat di dalam presentation deck anda,
  • Merapikan daftar potential customer mungkin hanya membutuhkan waktu 2 menit, tetapi setelah ini anda akan memiliki gambaran yang jelas mengenai siapa yang harus anda hubungi dan siapa yang tidak.

Jika kita lihat, efek dua menit ini justru membuat pekerjaan kita semakin efektif dan sesuai tujuan.

Namun, aturan 2-menit jangan disalahgunakan

Setelah mengetahui aturan 2-menit ini anda mungkin akan berpikir, “Aturan ini sebenarnya sangat sederhana, mengapa tidak saya lakukan dari awal?” Dulu ketika saya pertama kali mengetahui aturan ini, saya menjadi sangat bersemangat dan mempraktikannya dalam berbagai kesempatan. Performa saya meningkat dan saya menjadi semakin produktif, namun setelah itu saya merasakan ada “sisi gelap” dari aturan ini bila disalahgunakan:

Aturan 2-menit ini perlu disertai dengan pengetahuan anda mengenai prioritas. Anda harus tahu skala prioritas dari tugas-tugas anda. Meski hanya 2 menit, tetapi bila tugas itu bukanlah prioritas anda, maka anda hanya perlu mendelegasikan tugas tersebut atau mengabaikannya. Memeriksa notifikasi ponsel anda mungkin hanya 2 menit, tetapi bayangkan bila satu jam sekali anda melakukannya karena hanya butuh waktu kurang dari 2 menit untuk dilakukan, bukankah itu justru membuat anda tidak produktif? Maka, aturan 2-menit ini tidak berlaku untuk tugas-tugas yang bukan prioritas dan tidak relevan dengan tujuan anda.

(Baca: Cara termudah untuk menyusun skala prioritas anda)

Jadi, tidak ada lagi alasan untuk menunda

Setelah mengetahui bagaimana aturan 2-menit ini bisa membantu anda untuk meningkatkan produktivitas anda secara signifikan, maka segera terapkan dalam pekerjaan anda. Jika tugas anda mudah, maka artinya itu harus segera diselesaikan; bukan untuk ditunda. Prinsipnya sangat mudah: jika tugas itu bisa diselesaikan dalam dua menit, maka selesaikanlah.

Selamat mencoba!

Referensi:
1. Allen, D. (2001). Getting things done: The art of stress-free productivity. Penguin Books.
2. Tracy, B. (2017). Eat that frog! 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time (3rd ed.). Berrett-Koehler Publishers.

Prinsip Utama Produktif: Tujuan Harus Jelas!

“Kejelasan mungkin konsep terpenting dalam produktivitas pribadi,” buka Brian Tracy dalam bukunya Eat That Frog yang merupakan salah satu buku manajemen waktu yang paling direkomendasikan. Bukannya tanpa alasan Tracy menyebutkan kalimat tersebut; sebab jika tidak tidak tahu tujuan kita dengan jelas, maka bagaimana kita bisa tahu apa yang harus kita lakukan?

Saya selalu menggunakan perumpamaan menaiki taksi. Di sebuah sore, anda menghentikan taksi, membuka pintu mobil tersebut lalu masuk ke dalamnya sambil berkata, “Pak, antarkan saya ke tempat yang menyenangkan!” Kira-kira apa yang akan terjadi? Sang supir pasti kebingungan. Anda bisa saja dikira orang yang tidak waras lalu dipaksa turun dari mobil; atau mungkin anda tetap dibiarkan masuk, tetapi anda akan diajak berputar-putar mencari tempat yang menyenangkan tanpa tujuan. Apakah anda akan sampai ke tempat yang menyenangkan itu? Mungkin iya, mungkin tidak; tetapi kemungkinan besar anda tidak akan sampai. Bisa saja anda sampai, tetapi setelah berputar-putar mencoba satu tempat ke tempat lainnya. Kalau begitu, bukankah jadi tidak efektif? Anda jadi menghabiskan waktu, energi, sekaligus materi yang sangat besar.

Perumpamaan ini relevan sekali dalam manajemen waktu dan produktivitas diri. Jika anda ingin produktif dan mengoptimalkan waktu anda dalam bekerja, maka tujuan anda harus jelas. Orang-orang bisa menyelesaikan pekerjaan mereka dengan lebih cepat karena mereka tahu jelas apa yang harus dikerjakan dan diselesaikan. Semakin jelas tujuan anda, maka semakin jelas langkah-langkah yang harus anda lakukan untuk mencapainya.

Metode SMART

Kemungkinan besar anda sudah pernah mendengar metode “SMART”. Metode ini merupakan sebuah metode yang dirancang oleh George Doran untuk membantu perusahaan menentukan tujuan mereka. Metode ini merupakan metode klasik yang sudah digunakan oleh berbagai organisasi maupun individu dan terbukti membantu kita untuk menyatakan tujuan dengan lebih jelas. Adapun “SMART” merupakan akronim dari:

  • S: specific (menyasar sebuah area atau tujuan yang detil),
  • M: measurable (dapat dihitung atau setidaknya memiliki indikator kemajuan yang jelas),
  • A: achievable (dapat dicapai, dinyatakan dalam langkah-langkah kecil yang lebih praktis),
  • R: relevant (sesuai dengan value atau prinsip hidup anda), dan
  • T: time-bound (memiliki tenggat waktu yang jelas).

Untuk membantu anda mengaplikasikan metode SMART ini dengan lebih praktis, maka anda bisa menggunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini, yang sudah saya susun untuk membantu anda menemukan “SMART” anda:

  • Specific: apa yang ingin anda capai?
  • Measurable: apa tolok ukur keberhasilan / ketercapaian tujuan tersebut?
  • Achievable: bagaimana cara saya mencapai tujuan tersebut?
  • Relevant: apakah tujuan ini sesuai dengan prinsip hidup saya & akan bermanfaat bagi pengembangan diri saya?
  • Time-bound: berapa lama waktu yang dibutuhkan & apa yang bisa saya lakukan pada saat ini juga?

Tanyakanlah diri anda menggunakan pertanyaan tersebut dan nyatakan tujuan anda secara jelas.

Paling penting adalah tindakan

Setelah anda berhasil menyusun tujuan yang jelas, maka langkah selanjutnya adalah menyusun rencana untuk bertindak. Jika anda menggunakan metode SMART tadi, maka anda pasti sudah menanyakan kepada diri anda sendiri, “Bagaimana cara saya mencapai tujuan tersebut?” Anda bisa mengembangkan jawaban dari pertanyaan itu untuk menyusun rencana tindakan. Ambil selembar kertas atau buka aplikasi notes pada gawai anda, lalu tuliskan hal-hal yang harus anda kerjakan untuk mencapai tujuan tadi. Sebutkan dengan kata kerja yang berorientasi aksi, seperti, “menghubungi vendor untuk meminta penawaran,” atau “menelepon 10 orang calon klien potensial”. Selaraskan daftar tugas tersebut dengan tolok ukur keberhasilan anda (gunakan jawaban dari pertanyaan measurable).

Pastikan anda tahu apa yang bisa anda lakukan pada saat ini juga untuk mencapai tujuan tersebut. Dari daftar tugas yang sudah anda susun tadi, tugas mana yang bisa anda lakukan pada saat ini juga? Kadangkala muncul tugas-tugas yang mungkin bisa diselesaikan hanya dalam waktu 2 menit atau kurang, maka laksanakanlah sekarang juga! Segera berpindah ke daftar tugas lainnya jika anda sudah menyelesaikan sebuah tugas. Dengan demikian anda bergerak semakin dekat menuju tujuan anda. Tujuan yang jelas adalah prinsip nomor satu, dan melakukan tindakan menuju tujuan adalah prinsip nomor dua dalam produktivitas pribadi. Kini anda sudah tahu bagaimana cara menyusun tujuan yang jelas. Selanjutnya adalah tindakan anda yang menentukan. Selamat bertugas!

Referensi:
1. Doran, G. T. (1981). There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives. Management Review, 70(11), h.35–36.
2. Tracy, B. (2017). Eat that frog! 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time (3rd ed.). Berrett-Koehler Publishers.

Psikologi untuk New Normal: Strategi + Aplikasi

New normal. Ini jalan yang ditempuh oleh Pemerintah Republik Indonesia setelah Presiden Joko Widodo mengajak kita untuk berdamai dengan Covid-19. Mari kita tidak membicarakan mau atau tidaknya virus tersebut berdamai dengan kita, karena itu berada di luar kendali manusia. Ini bukan pertama kalinya dalam sejarah bahwa umat manusia harus beradaptasi terhadap lingkungan. Jutaan tahun lalu, bentuk otak manusia tidaklah seperti sekarang ini. Bentuk otak yang berubah menunjukkan bahwa manusia sudah melalui proses adaptasi selama berabad-abad, dan manusia adalah makhluk hidup yang paling adaptif di dunia (Potts dalam Massey, 2013).

Maka, sembari menunggu vaksin ditemukan, mau tidak mau kita harus menyesuaikan pola hidup kita dengan kondisi saat ini. Kita kembali bekerja dan menjalankan perekonomian meski berada dalam bayang-bayang wabah Covid-19. New normal, istilah yang sedang panas dibicarakan belakangan ini meski belum ada kesepakatan dalam mendefinisikannya. Secara tidak langsung, new normal berarti beradaptasi. Kini kita harus menjaga jarak sosial, menggunakan masker atau pelindung wajah, menghindari keluar rumah tanpa kepentingan yang jelas, dan lebih banyak memanfaatkan teknologi untuk menggantikan hal-hal yang selama ini kita lakukan secara konvensional. Dalam proses adaptasi ini, akan muncul berbagai konflik, baik secara internal maupun eksternal. Hal ini wajar karena kita harus keluar dari kebiasaan lama dan menggunakan kebiasaan baru. Pertanyaannya, bagaimana psikologi berperan terhadap new normal ini?

Saya merumuskan tiga hal sekaligus tiga teknik psikologi yang bisa kita gunakan selama melewati masa new normal ini, tiga hal tersebut adalah:

(1) Penanganan Awal terhadap Emosi Negatif

Kita tidak bisa menghindari virus karena ia ada di mana-mana; di dalam transportasi umum tempat kita akan berpindah lokasi nanti, di dalam keramaian, di kantor sekalipun tidak ramai, bahkan di lingkungan rumah anda sendiri. Maka, pelindung terbaik kita selama masa new normal ini adalah sistem imun atau daya tahan tubuh kita.

Namun sistem imun memiliki musuh dari dalam diri kita sendiri: stres dan cemas berlebih. Terlebih kini kita harus bekerja dan beraktivitas padat meskipun vaksin belum ditemukan. Stres dan cemas akan mudah membayangi, dan ketika emosi negatif muncul secara intens, tubuh kita akan terbanjiri oleh hormon kortisol yang akan melemahkan sistem imun kita. Maka, kesehatan mental dan kemampuan untuk mengelola emosi negatif menjadi bekal yang sangat penting dalam masa new normal ini.

Pertanyaannya, bagaimana mengelola emosi negatif agar tidak berlanjut menjadi intens?

Ivan Pavlov menemukan bahwa dua hal yang tidak berhubungan jika dimunculkan secara sekuensial terus-menerus, akan dianggap menjadi dua hal yang berhubungan oleh otak kita. Konsep ini disebut sebagai pengondisian klasik. Oleh praktisi neuro-linguistic programming, konsep ini diadaptasi menjadi sebuah teknik yang disebut “anchoring” atau penjangkaran. Kini mari kita memanfaatkan pengondisian klasik dan anchoring ini untuk membantu kita menangani emosi negatif secara cepat.

  1. Pertama-tama, anda perlu mengingat pengalaman terakhir anda merasakan damai. Ingat baik-baik pengalaman ini.
  2. Kedua, tentukan gerak tubuh tertentu yang akan kita jadikan sebagai “anchor” atau jangkar. Gerak tubuh ini bisa berupa gerakan halus saja, seperti mempertemukan ibu jari dengan jari telunjuk, mengusap telapak tangan, menepuk pundak sendiri, atau sebagainya. Intinya gerak tubuh yang akan dijadikan jangkar ini harus unik, bukan suatu gerakan yang sering kita lakukan setiap hari.
  3. Jika sudah, selanjutnya anda bisa mencari posisi duduk yang baik dan nyaman. Munculkan pengalaman damai yang sudah anda siapkan pada langkah pertama. Gunakan imajinasi dari berbagai panca indra anda selengkap mungkin. Misalnya, jika pengalaman damai anda ketika berada di pantai, maka munculkan gambaran pantai yang tenang itu. Bagaimana dengan suara ombak dan burung yang saling bersahutan? Bagaimana dengan aromanya, apakah anda mencium aroma laut? Apakah anda merasakan tekstur pasir di telapak kaki anda? Hadirkan pengalaman damai itu ke dalam indra-indra anda secara imajiner. Hal ini akan lebih muda dilakukan sambil memejamkan mata.
  4. Biasanya perasaan damai itu akan muncul seiring dengan anda “menghadirkan” gambaran indra-indra tersebut ke dalam proses mental anda. Anda bisa menikmati rasa damai tersebut untuk beberapa saat.
  5. Selanjutnya, sambil menikmati pengalaman damai tersebut, anda bisa menghadirkan gerak tubuh yang sudah anda tentukan tadi. Anda bisa mengulang gerak tubuh tersebut beberapa kali hingga anda rasa gerak tubuh tersebut dapat membantu memunculkan suasana damai tersebut nantinya.
  6. Jika benar, anda bisa kembali membuka mata dan bersikap biasa. Kini coba munculkan gerak tubuh tadi, apakah anda bisa mengakses pengalaman damai itu kembali?

Jika anda mempraktikannya dengan benar, maka kini gerak tubuh tadi akan menjadi jangkar untuk membantu anda mengakses pengalaman damai dengan lebih cepat. Setiap anda mulai merasakan emosi negatif, seperti marah atau kecewa, anda bisa membantu meredakannya dengan melakukan gerak tubuh tersebut. Ini akan mempermudah anda mengakses pengalaman damai tersebut sehingga emosi negatif yang mulai muncul dapat dinetralisir dengan kenangan pengalaman damai yang sudah anda miliki sebelumnya.

Kini anda sudah memiliki pertolongan pertama untuk menghadapi emosi negatif dalam hidup anda!

NB: jika anda mulai rutin mengalami emosi negatif yang intens dan mengganggu aktivitas anda sehari-hari, maka anda membutuhkan jasa layanan psikologis profesional.

(2) Membentuk Kebiasaan Baru yang Lebih Adaptif

Dengan munculnya wabah Covid-19, kini anda tidak bisa lagi menyentuh area wajah anda dengan bebas. Bagi orang-orang yang memang tidak terbiasa menyentuh wajahnya, hal ini mungkin bukan masalah besar; tetapi bagaimana dengan orang-orang yang selama ini sering menyentuh area wajahnya?

Kebiasaan atau habit bekerja dalam pola [pemicu] > [perilaku] > [konsekuensi]. Jika kita dapat mengetahui pemicu dan konsekuensi dari sebuah perilaku, maka kita bisa mengubah kebiasaan kita dengan lebih mudah (Duhigg, 2012).

Mari kita gunakan contoh untuk lebih mudah memahami. Biasanya kita menggosok mata ketika merasakan gatal di area mata, maka pola habit loop perilaku tersebut adalah sebagai berikut:

Mata terasa gatal > menggosok mata > perasaan nyaman dan lega.

Mari sekarang kita mengganti perilaku “menggosok mata” dengan perilaku lain yang juga dapat membuat kita merasakan nyaman dan lega ketika mata terasa gatal. Apa solusi yang bisa dilakukan? Menurut saya, memejamkan mata selama beberapa detik bisa membantu mengurangi rasa gatal tersebut. Maka, mari kita ganti habit loop tersebut menjadi seperti berikut:

Mata terasa gatal > memejamkan mata selama 5 detik > perasaan nyaman dan lega.

Pertama-tama mungkin anda masih akan merasa aneh ketika mengganti perilaku menggosok mata dengan memejamkan mata, tetapi ini wajar karena perubahan akan diawali oleh resistensi terlebih dahulu. Setelah melakukannya beberapa kali, anda akan terbiasa. Di sinilah kebiasaan atau habit sudah benar-benar terbentuk.

Dengan menyiapkan alternatif perilaku seperti ini, kini ketika mata anda terasa gatal, anda sudah tahu harus berbuat apa. Refleks menggosok mata akan berkurang.

Silakan anda gunakan metode ini untuk perilaku lain yang ingin anda ubah juga selama masa new normal.

(3) Strategi untuk Lebih Mampu Menerima Kenyataan

Wabah Covid-19 membuat ruang gerak manusia menjadi sangat terbatas. Berbagai perjalanan harus dibatalkan, pertemuan sosial sebisa mungkin dihindari, bahkan transaksi perdagangan pun bergeser dari luring (offline) menjadi daring (online). Selain itu, hal yang lebih buruk mungkin saja terjadi dalam kehidupan manusia selama new normal: (1) pengangguran, (2) menurunnya pendapatan, (3) berpisah dengan orang yang dikasihi, dan sebagainya.

Tidak banyak yang bisa kita lakukan untuk mengubah kenyataan ini. Menolaknya justru semakin memperparah, kita justru akan merasa frustrasi dan putus asa. Maka, menerima kenyataan akan menjadi solusi terbaik selama menjalani kehidupan yang terbatas ini. Dalam psikologi, hal ini disebut dengan penerimaan diri.

Bagaimana cara melatih dan menumbuhkan penerimaan diri kita? Dalam Cognitive Therapy, dikenal sebuah teknik yang disebut sebagai cognitive reframing atau pembingkaian ulang kognitif. Teknik ini sangat ampuh dalam membantu pembentukan penerimaan diri melalui pemaknaan ulang terhadap sebuah kejadian. Pemikiran adalah pemikiran, bukan fakta (Foreman & Pollard, 2016). Dengan pemaknaan yang tepat, kita akan memiliki pemikiran yang tepat. Bagaimana cara mempraktikannya?

  1. Penolakan apa yang sedang anda alami saat ini? Nyatakan dalam kalimat aktif. Misalkan, “saya merasa bosan hanya bisa berada di rumah dan kantor saja selama berbulan-bulan, tidak bisa pergi berwisata atau berjalan-jalan”.
  2. Rumuskan pemaknaan anda terhadap kejadian tersebut. Dalam kasus yang saya contohkan, saya memaknai masa new normal ini sebagai sesuatu yang membosankan dan mengekang karena tidak dapat pergi ke mana-mana. Namun pemaknaan ini menimbulkan penolakan dan membuat kita tidak sejahtera.
  3. Temukan pemaknaan lain yang bisa memberikan makna lebih baik. Anda bisa bertanya kepada diri sendiri, “Hal baik apa yang bisa saya lakukan selama memiliki waktu lebih banyak di rumah?”. Setelah memikirkannya, saya menemukan pemaknaan lain: “Kini saya memiliki waktu lebih banyak untuk membaca buku.” Dan ini menyenangkan! Jika menurut anda pemaknaan ini tidak memuaskan, anda bisa kembali mempertanyakannya kepada diri sendiri hingga menemukan pemaknaan baru.
  4. Maka, ganti pemaknaan lama dengan pemaknaan baru. Masa new normal ini justru membuat saya memiliki banyak waktu untuk membaca, dan ini sama mengasyikannya seperti traveling!

Dengan memiliki makna baru yang lebih konstruktif ini, saya menjadi lebih mudah untuk menerima realita. Mungkin realita ini bukan yang paling ideal, namun realita ini tetap memberikan perkembangan dalam hidup kita.

Simpulan

Adaptasi adalah cara klasik manusia dalam mempertahankan keberlangsungan hidupnya. Dalam wabah Covid-19 ini, cara adaptif yang perlu kita tempuh adalah menjalani era new normal sampai vaksin ditemukan. Kondisi mental kita amat berperan terhadap keberhasilan menempuh era new normal ini. Maka, ada tiga hal yang perlu kita miliki: (1) memiliki penanganan awal untuk emosi negatif, (2) membentuk kebiasaan baru yang lebih adaptif, dan (3) penerimaan terhadap kenyataan. Masing-masing aspek tersebut sudah saya lengkapi dengan latihan yang bisa kita praktikkan di rumah.

Selamat berlatih!

Referensi:

  • Duhigg, C. (2012). The power of habit. NY: Random House.
  • Foreman, C.I., & Pollard, C. (2016). Cognitive behavioral therapy. London: Icon Books.
  • Massey, N. (2013, September 25). Humans may be the most adaptive species. Scientific American. Diakses pada 2020, Juni 11 dari https://www.scientificamerican.com/article/humans-may-be-most-adaptive-species/